Etická a charakterová výchova, z. ú., IČ: 286 31 650, Sídlo: Emila Pajurka 142, 739 11, Frýdlant nad Ostravicí, kontaktní údaje: info@etikacharakter.cz, tel. 603 183 494
Tento dokument definuje pravidla Etické a charakterové výchovy, z.ú. (dále jen „ECHV“ nebo „Ústav ECHV“) coby „Správce údajů“ pro zpracování osobních údajů fyzických osob coby „Subjektů údajů“, se kterými ECHV přijde do styku v rámci své činnosti, dále jen „Pravidla“.
Preambule
Tato Pravidla jsou vyhotovena s cílem zajistit co nejlepší možnou implementaci Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném
pohybu těchto údajů – General data protection regulation, dále jen jako „GDPR“, které nabývá účinnosti 25. 5. 2018.
ECHV v těchto Pravidlech vymezuje především, s jakými kategoriemi subjektů údajů pracuje, jaké osobní údaje o nich zpracovává, za jakým účelem a na jak dlouho a stanovuje zásady zpracování osobních údajů. Pravidla také obsahují
katalog práv fyzických osob v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů a popisují způsob jejich výkonu.
1. Kategorie subjektů údajů ústavu ECHV
Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě („subjekt údajů“), kterými jsou vzhledem k ECHV především:
- členové správní rady ECHV,
- zaměstnanci,
- dodavatelé služeb, externí spolupracovníci,
- dobrovolníci, stážisté,
- odběratelé, uživatelé služeb ECHV,
- dárci…
2. Kategorie osobních údajů
Níže uvedená kategorizace údajů vychází ze struktury databáze CRM, kterou ECHV používá jako klíčový nástroj zpracování osobních údajů.
ECHV zpracovává zejména obecné osobní údaje.
- Základní
- Identifikační: titul, jméno, příjmení, RČ (jde-li o povinný identifikátor, číslo OP/pasu
- Kontaktní: email, tel.
- Další: číslo účtu, IČ
- Adresa: trvalé bydliště, adresa sídla
- Demografické: pohlaví, datum narození/věk,
- Vztahy: pozice v rámci ECHV aj.
- „HR údaje“, tj. údaje vztahující se k výkonu práce/činnosti v rámci ECHV
- Údaje o poskytování služeb atd.
Zvláštní osobní údaje (např. o národnosti, náboženském vyznání, zdravotním stavu) zpracovává ústav ECHV jen, je-li k tomu legitimní opodstatnění např.
- zpracování je nezbytné pro posouzení pracovní schopnosti zaměstnance,
- zpracování je nezbytné pro plnění povinností správce v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a ochrany,
- zpracovává údaje zjevně zveřejněné subjektem údajů aj. (v souladu s GDPR, kap II. Čl. 9).
Ústav ECHV neuchovává genetické a biometrické osobní údaje.
3. „Správce údajů“
Ústav ECHV coby správce údajů určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Jeho úkolem je:
- zavádět organizační a technická opatření pro zajištění zpracování osobních údajů v souladu s GDPR, přezkoumávat je a dle potřeby aktualizovat,
- spolupracovat na požádání s dozorovým úřadem,
- ohlašovat dozorovému úřadu porušení zabezpečení osobních údajů (pokud možno do 72 hodin od okamžiku, kdy se o nich dověděl),
- oznamovat bez zbytečného odkladu případy porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů, pokud existuje vysoké riziko pro práva a svobody subjektu údajů.
Pracovníci ECHV, kteří zpracovávají osobní údaje pro ECHV, jsou „zástupci správce“. Při zpracování údajů jsou povinni postupovat podle pokynů a interních předpisů ECHV.
V případech, kdy je ECHV spolupořadatel nějaké akce/aktivity (např. vzdělávací akce, konference), je správcem údajů pořadatel akce/aktivity, nikoli ECHV. ECHV v takovém případě nemá přístup k osobním údajům účastníků akce/aktivity.
4. „Zpracovatel údajů“
Ústav ECHV využívá při plnění některých svých závazků a povinností odborné a specializované služby „externích dodavatelů“ (př. účetní, správce IT systémů, pracovníci PR, specialisté v rámci poskytovaných programů ECHV – OSVČ). Tito externí dodavatelé mají postavení „zpracovatelů osobních údajů“, tedy těch, kteří zpracovávají osobní údaje pro správce, podle jeho pokynů a pravidel a nesmí je využívat jinak.
Vztah mezi správcem a zpracovatelem musí být smluvně upraven, pokud nevyplývá předání údajů z právního předpisu (např. předání dat ČSSZ). Smlouva o zpracování osobních údajů stanovuje externím dodavatelům povinnosti k ochraně a zabezpečení osobních údajů.
5. Způsob a rozsah zpracování osobních údajů
Způsob a rozsah zpracování osobních údajů je pro různé případy zpracování, k nimž v rámci činnosti ECHV standardně
dochází, vymezen v Přehledu zpracování osobních údajů zveřejněném na Pravidla zpracování osobních údajů (GDPR) – Etikacharakter.cz.
a) Veřejné hlasování
V rámci své činnosti může ECHV organizovat veřejné hlasování, v jehož rámci zpracovává osobní údaje hlasujících v rozsahu jméno, příjmení a e-mailová adresa.
Tyto osobní údaje jsou zpracovávány za účelem:
- ověření oprávněnosti hlasování,
- potvrzení platnosti hlasu prostřednictvím e-mailové adresy,
- prevence vícenásobného hlasování,
- zajištění férového a transparentního průběhu hlasování,
- vyhodnocení výsledků hlasování,
- ochrany oprávněných zájmů správce při řešení námitek a kontrol výsledků.
Platnost hlasu je potvrzena kliknutím na odkaz zaslaný na uvedenou e-mailovou adresu. Bez tohoto potvrzení není hlas započítán.
Právním základem zpracování osobních údajů je oprávněný zájem správce na zajištění řádného průběhu hlasování a ochrany jeho důvěryhodnosti.
Osobní údaje jsou uchovávány po dobu trvání hlasování a následně nejdéle 12 měsíců od jeho ukončení, a to pro účely doložení výsledků hlasování, vyřízení případných námitek a ochranu práv správce. Po uplynutí této doby jsou údaje vymazány nebo anonymizovány.
Účast ve hlasování není podmíněna souhlasem se zasíláním informačních nebo marketingových sdělení.
Pokud hlasující projeví zájem o zasílání informací o dalších aktivitách, projektech a akcích ECHV, může k tomu udělit samostatný, dobrovolný souhlas prostřednictvím zaškrtávacího políčka. Tento souhlas je kdykoli odvolatelný.
6. Zásady zpracování osobních údajů
ECHV zpracovává osobní údaje v souladu s těmito zásadami:
- Zákonnost, korektnost a transparentnost: ECHV zpracovává osobní údaje na základě legitimního opodstatnění (právního titulu), přičemž subjekt údajů je srozumitelně informován o jejich zpracování.
- Účelové omezení: ECHV stanovuje legitimní účel zpracování a nesmí zpracovávat údaje za jiným účelem.
- Minimalizace údajů: ECHV zpracovává údaje pouze v nezbytném rozsahu vzhledem k účelu; po vyprchání účelu pro zpracování údajů údaje vymazává, příp. anonymizuje (pro účely statistik či reportů).
- Přesnost: ECHV aktualizuje údaje a na žádost subjektu údajů provádí opravy.
- Omezení uložení: ECHV ukládá údaje pouze na dobu nezbytnou pro účel zpracování.
- Integrita a důvěrnost: ECHV organizačními i technickými opatřeními zabezpečuje osobní údaje proti různým formám narušení (neoprávněný přístup, odcizení, ztráta, poškození nebo zničení…)
- Odpovědnost: ECHV odpovídá za dodržování výše uvedených zásad a soulad s nimi může doložit.
7. Právní základ pro zpracování osobních údajů
Aby bylo zpracování osobních údajů zákonné, musí vždy vycházet z nějakého právního titulu/základu:
a) Zpracování je nezbytné pro
- plnění smlouvy (např. se zaměstnancem, odběratelem služby apod…),
- plnění právní povinnosti (např. v oblasti zdravotního a sociálního pojištění),
- pro účely oprávněných zájmů Správce (př.kamerové systémy chránící majetek, zveřejnění fotek managementu na webu ECHV),
- pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby,
- pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci.
Ke zpracování osobních údajů z výše uvedených důvodů není zapotřebí souhlas subjektu údajů.
b) Subjekt údajů udělil SOUHLAS se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů. Konkrétní účel je vždy jasně vymezen v rámci uděleného souhlasu a údaje mohou být zpracovány jen po dobu platnosti tohoto souhlasu.
Souhlas musí být:
- svobodný (např. nesmí jím být podmíněno plnění smlouvy, vč. poskytnutí služby),
- doložitelný (písemný, př. zaškrtávací políčko),
- odvolatelný: Subjekt údajů může souhlas kdykoli odvolat a o právu na odvolání souhlasu musí být informován. Odvolání je zapotřebí učinit výslovným, srozumitelným a určitým projevem vůle.
Souhlas se zpracováním osobních údajů dítěte mladšího 16let musí být vyjádřen nebo schválen osobou, která vykonává rodičovskou zodpovědnost k dítěti.
8. Práva subjektů údajů
Ve smyslu GDPR má každý subjekt údajů v případě, že bude pro ECHV identifikovatelnou osobou a prokáže ECHV svoji totožnost, níže uvedená práva:
- Požadovat přístup / výpis,
- Požadovat opravu,
- Požadovat výmaz,
- Požadovat omezení zpracování,
- Požadovat výpis v přenositelném formátu,
- Podat námitku proti zpracování,
- Podat námitku proti automatizovanému rozhodování,
- Podat stížnost na dozorový úřad,
- Odvolat souhlas se zpracováním.
Upřesňující popis práv subjektu, včetně pokynů ke způsobu výkonu práv a formuláře k podání žádosti o uplatnění práv, jsou k dispozici na Pravidla zpracování osobních údajů (GDPR) – Etikacharakter.cz.